¿Cómo prepararse para una auditoría?

¿Cómo prepararse para una auditoría?

Tener una certificación en alguna norma o estándar internacional es el objetivo de muchas empresas, ya sea por solicitud de sus clientes o necesidades de crecimiento, y el proceso para obtenerla implica un gran reto dentro de la organización que culmina (parcialmente) con la auditoría.

Los pasos antes de llevarse a cabo el evento de auditoría incluyen la identificación de la documentación requerida por la norma a implementar, la implementación del sistema de gestión en los procesos correspondientes, la búsqueda de organismos de certificación y, una vez seleccionada la casa certificadora, la planeación a nivel general sobre cuando se llevarán a cabo los eventos, (pre evaluaciones, auditorías iniciales, de seguimiento, anunciadas o no anunciadas).

El evento de auditoría como tal puede generar estrés, dudas y miedo, sin embargo, la clave es la preparación previa durante la implementación y, sobre todo, la preparación inmediata a la visita del equipo auditor.

Algunos factores por considerar para que la auditoría se lleve a cabo de forma fluida son los siguientes:

  • Preparar a los empleados. Además de ser un requisito dentro de muchos sistemas de gestión, la comunicación debe ser fundamental para que todos los que integran la empresa estén consientes de su papel en los procesos de los que forman parte y su relación con otras áreas.
  • Dar a conocer tanto a los involucrados en el proceso, como a los demás colaboradores de la empresa, los objetivos, alcances y programa de la auditoría.
  • Mantener en orden y disponibilidad al personal, los registros/archivos necesarios y los procedimientos.
  • Evitar interrupciones externas que pudieran entorpecer o alentar la revisión de los procesos.
  • Conservar la calma probablemente sea lo más complicado de llevar a cabo si es la primera auditoría, sin embargo, si se implementó de forma correcta el sistema de gestión, no debería de haber de qué preocuparse durante la auditoría.

Las auditorías no tienen por qué ser un momento de estrés para la organización, al contrario, debe existir la confianza suficiente para pedir una retroalimentación de ambas partes y esclarecer cualquier situación de ser necesario.

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